Quel est le bon timing pour lancer l’organisation d’un événement d’entreprise ?
Quel est le bon timing pour lancer l’organisation d’un événement d’entreprise ?
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minutes
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16 août 2025
16 août 2025
1. Le rétroplanning de référence à Paris
Commencez par la date cible, puis remontez méthodiquement. À la clé : des lieux vraiment disponibles, une gastronomie calibrée, une scénographie cohérente et un personnel briefé avec précision.
J–180 à J–150 : cadrage et intention
Objectifs clairs, audience, budget, format (séminaire, convention, cocktail, lancement). Ce trépied aiguillera le choix du quartier et du type d’écrin à visiter sur la page des lieux.
J–150 à J–120 : verrouiller l’écrin et la table
Posez des options sur 2 à 3 adresses en affinité avec votre image ; sécurisez en parallèle le traiteur pour garantir le niveau culinaire (cocktail dînatoire, dîner assis, buffet). Chez AEP, les prestations traiteur couvrent ces formats avec des menus adaptés au standing attendu.
J–120 à J–60 : écrire la soirée et préparer les invitations
On élabore le scénario (accueil, discours, reveal), on dessine la scénographie & décoration (fleurs, éclairage architecturé), et l’on prépare save the date puis invitations. Notre pôle scénographie conçoit des ambiances signées, du décor floral aux mises en lumière.
J–60 à J–30 : tests et validations clés
Dégustation traiteur, maquette de plan de salle, choix des animations artistiques (musique live, DJ, performers). Ce sont des touches sensibles qui donnent le rythme sans alourdir la logistique.
J–21 à J–7 : technique, personnel, dernière ligne droite
Revue audiovisuel & sonorisation (captation, diffusion, micro), brief des hôtesses, maîtres d’hôtel et serveurs ; vérification des arrivées et du vestiaire.
Jour J : exécution millimétrée
Montage aux horaires autorisés, lumières d’accueil, service fluide, interventions au bon tempo. La soirée se déroule avec naturel parce que tout a été anticipé.
Checklist timing (mémo direct)
• Cadrage et date : J–180
• Lieu + traiteur : J–150
• Scénographie + invitations : J–90
• Dégustation + animations : J–60
• Technique + personnel : J–21
• Relances invités : J–20 et J–7
1. Le rétroplanning de référence à Paris
Commencez par la date cible, puis remontez méthodiquement. À la clé : des lieux vraiment disponibles, une gastronomie calibrée, une scénographie cohérente et un personnel briefé avec précision.
J–180 à J–150 : cadrage et intention
Objectifs clairs, audience, budget, format (séminaire, convention, cocktail, lancement). Ce trépied aiguillera le choix du quartier et du type d’écrin à visiter sur la page des lieux.
J–150 à J–120 : verrouiller l’écrin et la table
Posez des options sur 2 à 3 adresses en affinité avec votre image ; sécurisez en parallèle le traiteur pour garantir le niveau culinaire (cocktail dînatoire, dîner assis, buffet). Chez AEP, les prestations traiteur couvrent ces formats avec des menus adaptés au standing attendu.
J–120 à J–60 : écrire la soirée et préparer les invitations
On élabore le scénario (accueil, discours, reveal), on dessine la scénographie & décoration (fleurs, éclairage architecturé), et l’on prépare save the date puis invitations. Notre pôle scénographie conçoit des ambiances signées, du décor floral aux mises en lumière.
J–60 à J–30 : tests et validations clés
Dégustation traiteur, maquette de plan de salle, choix des animations artistiques (musique live, DJ, performers). Ce sont des touches sensibles qui donnent le rythme sans alourdir la logistique.
J–21 à J–7 : technique, personnel, dernière ligne droite
Revue audiovisuel & sonorisation (captation, diffusion, micro), brief des hôtesses, maîtres d’hôtel et serveurs ; vérification des arrivées et du vestiaire.
Jour J : exécution millimétrée
Montage aux horaires autorisés, lumières d’accueil, service fluide, interventions au bon tempo. La soirée se déroule avec naturel parce que tout a été anticipé.
Checklist timing (mémo direct)
• Cadrage et date : J–180
• Lieu + traiteur : J–150
• Scénographie + invitations : J–90
• Dégustation + animations : J–60
• Technique + personnel : J–21
• Relances invités : J–20 et J–7
Saisonnalité parisienne et fenêtres de réservation
Saisonnalité parisienne et fenêtres de réservation
Mai–juin et septembre–décembre concentrent la demande corporate. Les jeudis soirs partent en premier ; anticipez davantage si vous visez un rooftop, un hôtel particulier ou une galerie à forte notoriété.
Formats et délais conseillés
Un séminaire avec ateliers demande des salons modulables et une technique discrète : démarrez à J–150. Une convention de grande capacité peut exiger J–240 selon le dispositif. Un lancement produit mêlant reveal, captation et cocktail d’image se prépare idéalement entre J–150 et J–120, pour laisser le temps à la scénographie et aux essais lumière.
Quartier et message
Triangle d’Or pour l’ascendant institutionnel, Saint-Germain-des-Prés pour l’élégance salon, Opéra/Grands Boulevards pour l’efficacité centrale, Marais pour la créativité visuelle. Le quartier doit autant servir votre message que la date sert la disponibilité.
Prestations à réserver au bon moment
Au verrouillage du lieu, réservez la location mobilier et la vaisselle si la salle n’est pas équipée ; vous gagnez en cohérence esthétique et en fluidité de service.
Mai–juin et septembre–décembre concentrent la demande corporate. Les jeudis soirs partent en premier ; anticipez davantage si vous visez un rooftop, un hôtel particulier ou une galerie à forte notoriété.
Formats et délais conseillés
Un séminaire avec ateliers demande des salons modulables et une technique discrète : démarrez à J–150. Une convention de grande capacité peut exiger J–240 selon le dispositif. Un lancement produit mêlant reveal, captation et cocktail d’image se prépare idéalement entre J–150 et J–120, pour laisser le temps à la scénographie et aux essais lumière.
Quartier et message
Triangle d’Or pour l’ascendant institutionnel, Saint-Germain-des-Prés pour l’élégance salon, Opéra/Grands Boulevards pour l’efficacité centrale, Marais pour la créativité visuelle. Le quartier doit autant servir votre message que la date sert la disponibilité.
Prestations à réserver au bon moment
Au verrouillage du lieu, réservez la location mobilier et la vaisselle si la salle n’est pas équipée ; vous gagnez en cohérence esthétique et en fluidité de service.
Invitations, service, technique : jalons à ne pas manquer
Invitations, service, technique : jalons à ne pas manquer
Invitations cadencées
Save the date à J–90, invitation formelle à J–45/J–30, relances à J–20 puis J–7. La clarté du nom de l’événement, l’adresse et l’horaire précis réduisent les questions de dernière minute et améliorent les arrivées.
Gastronomie et rythme de soirée
À J–60, dégustation et validation du service (cocktail, dîner assis). Les menus doivent refléter votre positionnement, la saison et l’esprit du lieu. Nous assurons l’ensemble de la prestation, du dressage à la présentation.
Technique lisible, ambiance maîtrisée
Plan de scène, tests micros, réglages vidéo et sonorisation à J–21 pour un rendu sans surprise ; ajustement lumière à J–10 pour une scénographie homogène.
Personnel en première ligne
Hôtesses d’accueil, maîtres d’hôtel, serveurs : un brief clair sur les standards d’hospitalité et les flux invités fait toute la différence entre une soirée « correcte » et un moment véritablement fluide et soigné.
Cas AEP
Pour un groupe international de 160 invités, nous avons fixé la date 6 mois en amont, verrouillé un salon à Opéra pour la plénière, puis un dîner d’image dans le Marais.
Dégustation à J–60, essais lumière à J–10, brief du personnel à J–7 : arrivée fluide, discours au bon tempo, cocktail dînatoire élégant.
Retrouvez l’étendue de notre accompagnement sur nos services et décrivez votre projet via la page devis.
Invitations cadencées
Save the date à J–90, invitation formelle à J–45/J–30, relances à J–20 puis J–7. La clarté du nom de l’événement, l’adresse et l’horaire précis réduisent les questions de dernière minute et améliorent les arrivées.
Gastronomie et rythme de soirée
À J–60, dégustation et validation du service (cocktail, dîner assis). Les menus doivent refléter votre positionnement, la saison et l’esprit du lieu. Nous assurons l’ensemble de la prestation, du dressage à la présentation.
Technique lisible, ambiance maîtrisée
Plan de scène, tests micros, réglages vidéo et sonorisation à J–21 pour un rendu sans surprise ; ajustement lumière à J–10 pour une scénographie homogène.
Personnel en première ligne
Hôtesses d’accueil, maîtres d’hôtel, serveurs : un brief clair sur les standards d’hospitalité et les flux invités fait toute la différence entre une soirée « correcte » et un moment véritablement fluide et soigné.
Cas AEP
Pour un groupe international de 160 invités, nous avons fixé la date 6 mois en amont, verrouillé un salon à Opéra pour la plénière, puis un dîner d’image dans le Marais.
Dégustation à J–60, essais lumière à J–10, brief du personnel à J–7 : arrivée fluide, discours au bon tempo, cocktail dînatoire élégant.
Retrouvez l’étendue de notre accompagnement sur nos services et décrivez votre projet via la page devis.
4. Passer du calendrier à l’expérience
Le bon timing, c’est une suite d’anticipations qui protège votre image et le confort de vos invités.
Fixons la date, choisissons l’écrin, validons traiteur, scénographie, technique et personnel au bon moment, puis laissons parler l’hospitalité.
Écrivez-moi via la page contact ou obtenez une proposition personnalisée sous 48h depuis la page devis. Mon équipe et moi orchestrerons chaque jalon jusqu’au dernier toast, avec précision et élégance.
4. Passer du calendrier à l’expérience
Le bon timing, c’est une suite d’anticipations qui protège votre image et le confort de vos invités.
Fixons la date, choisissons l’écrin, validons traiteur, scénographie, technique et personnel au bon moment, puis laissons parler l’hospitalité.
Écrivez-moi via la page contact ou obtenez une proposition personnalisée sous 48h depuis la page devis. Mon équipe et moi orchestrerons chaque jalon jusqu’au dernier toast, avec précision et élégance.